Talent Allies Inc. est une firme de recrutement spécialisée en intelligence artificielle et en apprentissage automatique, établie à Montréal, Québec. Nous recrutons des professionnels hautement spécialisés pour des entreprises technologiques au Canada, aux États-Unis et en Europe.
Nous croyons qu'une politique de confidentialité doit être lisible. Celle-ci explique en langage clair quels renseignements nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.
Cette politique décrit nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels au Québec. Lorsque d'autres lois sur la protection des données s'appliquent à nos activités, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, nous tenons également compte des exigences applicables.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question, plainte, demande d'accès, de rectification ou de suppression, ou pour signaler un incident de confidentialité, écrivez directement à l'adresse ci-dessus. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours.
2. À qui s'adresse cette politique
Cette politique couvre quatre groupes de personnes :
- Les candidats et professionnels que nous identifions, contactons, évaluons ou présentons à nos clients
- Les visiteurs de notre site web qui remplissent le formulaire de contact
- Les représentants de nos clients et prospects, dans le cadre de leurs fonctions professionnelles
- Les personnes qui réservent un service de coaching de carrière
3. Nos engagements
- Nous n'hébergeons aucun formulaire de candidature et aucune fonction de téléversement de CV sur talentallies.ca. Un CV ne nous parvient que par courriel, à votre initiative
- Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les communiquons à aucun courtier de données
- Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Toute évaluation d'un profil est réalisée ou validée par une personne
- Nous n'envoyons aucune communication commerciale de masse à des candidats
4. Renseignements que nous recueillons et pourquoi
4.1 Candidats identifiés à partir de sources professionnelles et publiques
C'est notre principal mode de fonctionnement. Nous identifions des chercheurs, ingénieurs et autres professionnels spécialisés à partir de leurs travaux et de leur présence professionnelle publique.
Sources : Nous pouvons consulter des sources accessibles au public et des plateformes professionnelles, notamment LinkedIn, GitHub, Hugging Face, arXiv, OpenAlex, Semantic Scholar, les programmes et actes de conférences scientifiques, les sites Web d'établissements de recherche ainsi que les recommandations de personnes de notre réseau. Nous pouvons également utiliser des services spécialisés de recherche et de sourcing afin de repérer des profils professionnels pertinents et leurs coordonnées professionnelles.
Renseignements recueillis : nom, titre et fonction, employeur ou affiliation de recherche, coordonnées professionnelles, publications, dépôts de code, contributions publiques à des projets et domaines d'expertise technique.
Finalité : nous utilisons ces renseignements afin d'identifier des personnes dont l'expertise pourrait correspondre à un mandat de recrutement et, le cas échéant, de communiquer avec elles au sujet de cette possibilité.
Cadre applicable au Québec : La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit une exception pour certains renseignements relatifs à l'exercice d'une fonction au sein d'une entreprise, notamment le nom, la fonction et les coordonnées du lieu de travail. Lorsque d'autres renseignements personnels sont concernés, nous les traitons conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Votre contrôle : Vous pouvez nous demander de cesser de vous contacter ou de supprimer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous traiterons votre demande avec diligence, sous réserve de toute obligation légale applicable.
4.2 Candidats qui ont manifesté un intérêt
Lorsque vous répondez à notre approche et souhaitez explorer une opportunité, nous recueillons davantage.
Renseignements recueillis : curriculum vitae, coordonnées personnelles, parcours professionnel et académique, attentes salariales, préférences de localisation et de mobilité, statut d'admissibilité au travail lorsque le poste l'exige, disponibilité, notes d'entretien, transcriptions d'entretien.
Source : vous, directement.
Finalité : évaluer votre candidature pour un mandat précis, vous préparer aux étapes du processus, et vous présenter au client avec votre accord.
Base juridique : votre consentement, donné librement et pour une finalité précise. Vous pouvez le retirer en tout temps.
4.3 Entretiens enregistrés
Certains entretiens sont enregistrés et transcrits à l'aide de Circleback afin que nous puissions représenter votre profil fidèlement auprès du client.
Nous vous demandons votre accord au début de chaque entretien concerné et l'enregistrement est facultatif. Un refus n'a aucune incidence sur votre candidature. Vous pouvez demander la suppression de l'enregistrement en tout temps.
4.4 Visiteurs du site web
Renseignements recueillis : nom, adresse courriel, objet et contenu du message transmis par le formulaire de contact. Localisation approximative dérivée de l'adresse IP, type de navigateur et pages consultées, par l'entremise de Google Analytics (Google LLC, États-Unis) si vous consentez aux témoins d'analyse.
Finalité : répondre à votre demande. Nous n'utilisons pas ces renseignements à d'autres fins et ne vous inscrivons à aucune liste d'envoi sans votre consentement distinct.
4.5 Clients de coaching de carrière
Renseignements recueillis : nom, coordonnées, réponses fournies au moment de la réservation, curriculum vitae et autres documents que vous nous transmettez par courriel, objectifs de carrière, contenu des séances, renseignements de facturation.
Sources : vous, directement, par le formulaire de réservation Calendly et par courriel.
Finalité : offrir le service réservé et le facturer. Les paiements sont traités par Stripe. Nous ne conservons aucun numéro de carte de crédit.
Usage de votre CV : le curriculum vitae que vous nous transmettez dans le cadre d'un service de coaching sert uniquement à ce service. Il n'est versé à aucune base de données de candidats et n'est présenté à aucun employeur. Si un mandat de recrutement en cours correspond à votre profil, nous vous en parlons et nous vous demandons un consentement distinct avant toute utilisation à cette fin. Votre décision n'a aucune incidence sur le service de coaching que vous avez réservé.
Transmission par courriel : le courriel ordinaire n'est pas un canal chiffré de bout en bout. Si vous préférez un autre moyen de nous transmettre vos documents, écrivez-nous et nous vous proposerons une solution.
4.6 Représentants de nos clients et prospects
Renseignements recueillis : nom, titre, employeur, coordonnées professionnelles, échanges relatifs à des mandats de recrutement.
Ces renseignements concernent l'exercice d'une fonction au sein d'une entreprise et sont utilisés uniquement dans un contexte d'affaires.
5. Avec qui nous partageons vos renseignements
5.1 Nos clients
Notre processus comporte deux étapes distinctes.
Étape 1, calibrage. Avant de vous contacter, nous validons auprès du client que l'expertise recherchée correspond réellement au besoin. À cette étape, nous ne transmettons qu'un profil sommaire que nous rédigeons nous-mêmes : domaine d'expertise, années d'expérience approximatives et type d'environnement de travail. Nous ne transmettons aucun renseignement directement identifiant, notamment aucun nom, lien vers un profil, CV, coordonnée, attente salariale ou note d'entretien.
Étape 2, présentation. Nous transmettons votre CV uniquement lorsque deux conditions sont réunies : vous avez échangé avec nous en entretien, et vous nous avez confirmé votre intérêt pour le mandat. Nous vous nommons l'entreprise avant toute transmission. Nous ne diffusons pas de dossiers de candidature de façon spéculative.
5.2 Principaux fournisseurs de services
Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour certaines fonctions nécessaires à nos activités. Nos principaux fournisseurs comprennent notamment :
- Circleback (États-Unis) : enregistrement et transcription d'entretiens
- Zoho (États-Unis) : courriel et calendrier
- Google Workspace (États-Unis) : calendrier et stockage documentaire
- Brevo (France) : acheminement des courriels liés au site web, gestion des coordonnées et des échanges avec les candidats, clients et prospects (CRM, hors marketing)
- Weglot (France) : traduction et affichage bilingue du site
- Calendly (États-Unis) : prise de rendez-vous
- Stripe (États-Unis) : traitement des paiements de coaching de carrière
- KnownHost (États-Unis) : hébergement de talentallies.ca
Certains renseignements peuvent être traités ou conservés à l'extérieur du Québec lorsque nous faisons appel à des fournisseurs situés dans d'autres juridictions. Dans ce cas, les renseignements peuvent aussi être assujettis aux lois applicables dans ces juridictions.
5.3 Autres cas
Nous divulguons des renseignements personnels dans deux autres situations seulement : lorsque la loi nous y oblige, et à nos conseillers professionnels tenus au secret, comme notre comptable ou nos avocats.
6. Transferts à l'extérieur du Québec
Notre activité est transfrontalière par nature et nous préférons être explicites.
Vers nos clients : si vous acceptez d'être présenté à une entreprise située à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis ou en Europe, votre profil y est transmis. Nous vous nommons l'entreprise et son pays avant la transmission et nous obtenons votre accord.
Vers nos fournisseurs : plusieurs des outils énumérés à la section 5.2 traitent des données à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis.
7. Durées de conservation
- Demandes reçues par le formulaire de contact, sans suite : 24 mois
- Profils identifiés par recherche publique, sans réponse de votre part : 24 mois à compter de la collecte, puis suppression
- Candidats ayant échangé avec nous, sans placement : 36 mois à compter du dernier contact
- Enregistrements et transcriptions d'entretiens : 12 mois
- Candidats placés : 7 ans, en raison de nos obligations contractuelles, fiscales et de garantie de placement
- Clients de coaching : notes de séance et documents transmis, dont le CV, 24 mois à compter de la fin du service, dossiers de facturation 7 ans
- Dossiers clients corporatifs : durée de la relation, puis 7 ans pour les registres contractuels et fiscaux
À l'échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés de manière irréversible.
8. Vos droits
Selon les circonstances et sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez notamment :
- Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet
- Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet
- Retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements
- Demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales qui nous imposent d'en conserver certains
- Demander, lorsque ce droit s'applique, que certains renseignements informatisés recueillis auprès de vous vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou soient transmis à une personne ou à un organisme autorisé
- Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas
Une seule adresse pour tout : privacy@talentallies.ca. Réponse en 30 jours ou moins.
9. Sécurité
Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la nature des renseignements que nous détenons. Celles-ci comprennent notamment la limitation des accès aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et, lorsque disponible et approprié, l'authentification à deux facteurs.
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, et nous consignerons l'incident à notre registre.
10. Témoins de connexion (cookies)
- Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement du site et à sa sécurité. Toujours actifs.
- Témoins d'analyse : Désactivés par défaut. Ils ne s'activent que si vous y consentez par la bannière affichée à votre première visite.
- Témoins publicitaires : nous n'en utilisons aucun. Aucun pixel de suivi publicitaire n'est installé sur ce site.
Vous pouvez modifier vos préférences en matière de témoins en tout temps à partir de l'outil de gestion des témoins accessible sur le site.
11. Personnes situées dans l'Espace économique européen
Nous identifions et contactons des professionnels établis en France et ailleurs dans l'Espace économique européen. Lorsque le RGPD s'applique, les précisions suivantes complètent les informations qui précèdent.
Responsable du traitement : Talent Allies Inc., aux coordonnées de la section 1.
Base juridique de la prise de contact initiale : l'intérêt légitime, au sens de l'article 6(1)(f) du RGPD. Cet intérêt consiste à identifier des spécialistes et à leur signaler des opportunités pertinentes dans leur domaine d'expertise, sous réserve de leurs droits et intérêts.
Base juridique des étapes suivantes : votre consentement, lorsque vous choisissez de poursuivre les échanges avec nous et de nous transmettre des renseignements complémentaires.
Origine des données : lorsque les règles applicables l'exigent, nous vous informons de l'origine des renseignements personnels que nous n'avons pas recueillis directement auprès de vous, notamment s'ils proviennent de sources professionnelles accessibles au public ou de services spécialisés de recherche et de sourcing.
Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement fondé sur l'intérêt légitime. Nous cessons alors de vous contacter et supprimons les renseignements que nous détenons à votre sujet, sous réserve des obligations légales applicables.
Transferts internationaux : le Canada bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, qui couvre le transfert de vos renseignements vers Talent Allies Inc. Si vous acceptez d'être présenté à une entreprise située dans un pays ne bénéficiant pas d'une telle décision, notamment aux États-Unis, nous vous nommons l'entreprise et son pays au préalable et nous recueillons votre consentement explicite avant toute transmission, ou nous encadrons le transfert par des clauses contractuelles types.
Droits additionnels : dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France.
12. Modifications
Les lois en matière de vie privée évoluent, tout comme nos outils. Nous mettrons cette politique à jour au besoin et publierons la date de la dernière modification importante en tête de page.
Dernière modification importante : 9 août 2026
